10 шаблонов для эффективного планирования
Детям сложно распоряжаться своим временем: с одной стороны — у них ещё не сформировано «ощущение времени», а с другой — у них недостаточно жизненного опыта и знаний, которые помогают планировать дела, учитывая все нюансы. Например, что помимо времени движения автобуса, нужно закладывать время на его ожидание, пробки и светофоры.
Специально для игры Brainy Trainy «Тайм-менеджмент» мы придумали, как объяснить детям техники, которыми пользуются многие успешные бизнесмены и руководители. Ребёнок на практике научится правильно приоритезировать дела, эффективно планировать и управлять своими задачами.
1. Правило «1-3-5»
Сложно выполнить сразу все-все задачи. Это правило помогает реалистично выбирать дела на день, чтобы успевать в срок и не переутомляться. Суть правила: за день можно сделать только 1 большую задачу, 3 средних и 5 мелких. Всего — 9 дел, не больше и не меньше.
Выберите ещё 2 дела, которые можно выполнить за день.
2. Диаграмма Ганта
Диаграмма помогает видеть сразу весь список этапов, правильно оценивать общую длительность проекта и понимать, получится ли уложиться в сроки. С помощью диаграммы удобно учитывать очерёдность этапов и возможность их параллельного выполнения: что может идти только после друг друга, а что можно выполнять одновременно.
3. Квадрат Декарта
Эта техника позволяет оценить все «за» и «против» и принять правильное решение.
- Сформулируйте решение, в котором сомневаетесь.
- Разбейте лист на 4 области и выпишите все плюсы и минусы, отвечая на каждый вопрос.
- После чего оцените важность каждого пункта. Например, 3 — очень важно, 1 — почти не имеет значения.
- Посчитайте общую оценку важности каждого решения: сложите все оценки плюсов и отнимите все оценки минусов.
4. Доска «Канбан»
Удобный инструмент, чтобы легко контролировать все задачи: и те, которые только собираешься сделать, и те, которые почти завершены. Часто доску используют для командной работы в SCRUM. На доске задачи перемещаются по четырём этапам:
- «Нужно сделать»: из них нужно выбирать, что брать в работу, когда появилось время.
- «В работе»: начали выполняться, на них нужно фокусироваться прямо сейчас.
- «Проверка»: задачи, за выполнение которых ещё нужно отчитаться перед кем-то.
- «Готово»: больше не требуют внимания и можно наслаждаться результатом.
5. Трекер привычек
Повесьте трекер на видном месте, это превратит ежедневные полезные дела в игру! Это может быть чистка зубов, чтение по 10 минут в день, сбор портфеля на завтра и любое другое дело, которое так и норовит «забыться». В шаблоне нужно раскрашивать каждый день, отмечая выполненные дела.
6. Пять «Почему?»
Этот способ поможет определить важность поставленной цели и понять, чего на самом деле вы хотите достичь. Ведь истинная причина не всегда лежит на поверхности :) Сформулируйте цель и спросите себя «почему» пять раз подряд. Так вы сможете докопаться до реальной причины и найти более эффективный способ действий.
7. «Поедание слона»
«Слон» — это большая масштабная задача, за которую сложно взяться. Не нужно пытаться «съесть слона» сразу целиком. Поделите его на порции — небольшие этапы и задачи, для которых будет проще найти подходящее время и которые будут радовать промежуточными победами. Это называется «декомпозиция задачи».
1. Выпишите свои большие дела, к которым не решаетесь подступиться.
2. Выберите одно дело и разбейте его на задачи.
8. «Три плюса»
Этот метод поможет принять решение в сложном выборе: например, покупать ли новую игру, заводить ли собаку или нет.
- Разбейте лист на 2 колонки: «что будет, если это сделать» и «что будет, если не делать». Например, «Купить конструктор» и «Не покупать конструктор».
- Выпишите в колонки все позитивные последствия для этих вариантов.
- Затем из всех-всех пунктов двух колонок выберите только три самых важных.
- В какой колонке больше выделенных «плюсов» — то решение считается лучшим.
9. SMART-цели
Чем лучше сформулирована цель, тем выше вероятность, что она будет достигнута. Эффективная цель должна соответствовать SMART-критериям:
10. Матрица Эйзенхауэра
Эта техника помогает определить приоритетные дела: чем важно заняться прямо сейчас, а что можно совсем не делать.
